Et idrettslags daglige drift
skal skjøttes av dets styre, og eventuelt av dets daglige leder.
Til hjelp for styret bør det
ha minst tre ”redskaper” – en oversikt over rutinemessige arbeidsoppgaver
som kommer gjennom året, en handlingsplan over klubbens målsetninger
på alle områder, og en milepælsplan som brukes mer i det daglige.
- Lag derfor gjerne en årsplan / et ”årshjul” over arbeidsoppgaver som kommer til faste tider hvert år, slik at disse alltid blir tatt tak i av styret i god tid.
Eksempel:
Jan: Lage prioriteringsliste for turneringer man skal delta i og gi støtte til sine
medlemmer.
Styremøte med saksliste
Gjennomføring av årsmøte
Feb: Gjennomføre idrettsregistreringen
…
Jun: Sommeravslutning
Jul: Treningsleir
…
Des: Innkalle til årsmøte
Lage saksliste til årsmøte, og offentliggjøre denne
Søke på turneringer man ønsker å arrangere for neste sesong
Juleavslutning
Romjulsturnering
…
Datoer for samtlige styremøter
kan plottes inn i en slik plan. Det samme kan alle klubbens turneringer,
treningssamlinger og lignende.
Planen kan godt være synlig
i klubbens lokaler, gjerne sammen med terminlisten, slik at alle fremtidige
aktiviteter er godt opplyst for både medlemmer og andre gjester i lokalet.
Et slikt årshjul gjør det
lettere for nye å komme inn i styret. De finner raskt ut av hvilke
rutinemessige arbeidsoppgaver som venter dem, og årshjulet bidrar til
kontinuitet på tvers av enkeltpersoner. Tidsfrister blir også lettere
å overholde.
- NIFs basislovnorm for klubber sier om årsmøtets ”Sak 9” at man skal behandle en organisasjonsplan, hvor et minimum er å ha med en oversikt over hvem som innehar idrettslagets ulike verv.
Norges Biljardforbund oppfordrer
til at klubbene her i tillegg utformer en langtidsplan for minimum ett
år, hvor klubben sier noe om økonomiske og sportslige målsettinger
for både kortere og lengre perioder.
Dette kan være antall
turneringer man ønsker å arrangere, om man bør kjøpe inn nye klubbdrakter,
målsetninger for klubbens økonomi, målsetninger for klubbens sosiale
miljø, rekrutteringsmål, trenerutdanning, spillerutvikling, plasseringer
i mesterskap, utbedring av lokaliteter, bruk av media osv.
Et element som kommer inn
under dette er naturligvis det budsjett som er vedtatt av årsmøtet
for gjeldende periode. Alle former for målsetninger bør ses opp mot
klubbens økonomi, og hvor mye man forventer av inntekter. Dette gir
naturligvis rammer for hvor mye man kan satse på å gjennomføre i
løpet av sesongen. Det er styrets plikt å sikre en forsvarlig drift
av klubbens økonomi, hvilket må ligge til grunn for alle kostnadsprosjekter
som vedtas gjennomført.
I mangel på særkretser
innenfor biljard er det Norges biljardforbund som er kontrollinstans
overfor klubbene med hensyn til at klubbene driftes etter lovverket
til Norges Idrettsforbund, og også at god regnskapsskikk følges i
enhver sammenheng. For grundigere gjennomgang av reglene her – se
artikkel under temaet ”Utvikling av økonomi”: http://www.biljardforbundet.no
- Når de langsiktige målene er satt, leder dette gjerne til en rekke tiltak som skal iverksettes.
Lag da gjerne en ”milepælsplan” – hvor tiltaket beskrives, dato for når tiltaket skal startes opp, når tiltaket skal være realisert, og hvem som har ansvar for tiltaket. Når tiltaket ER realisert kan dette ”hakes av”, og man har dermed både en tydelig oversikt over hva som skal gjøres, hva som er gjort, og man kan lett synliggjøre og glede seg over alt som klubben realiserer av mål!
Eksempler på tiltak kan
være innkjøp av scoretavler, gjennomføre flaskeinnsamling, sende
deltakere til trenerkurs, avvikle treningsleir for å heve spillernes
tekniske ferdigheter osv.
Milepælsplan
Navn på tiltak | Oppstartsdato | Frist for realisering | Ansvarshavende | Fullført |