Et idrettslags daglige drift skal skjøttes av dets styre, og eventuelt av dets daglige leder.

Til hjelp for styret bør det ha minst tre ”redskaper” – en oversikt over rutinemessige arbeidsoppgaver som kommer gjennom året, en handlingsplan over klubbens målsetninger på alle områder, og en milepælsplan som brukes mer i det daglige.

1. Lag derfor gjerne en årsplan / et ”årshjul” over arbeidsoppgaver som kommer til faste tider hvert år, slik at disse alltid blir tatt tak i av styret i god tid.

Eksempel:

Jan: Lage prioriteringsliste for turneringer man skal delta i og gi støtte til sine

medlemmer.

Styremøte med saksliste

Gjennomføring av årsmøte

Feb: Gjennomføre idrettsregistreringen

…

Jun: Sommeravslutning

Jul: Treningsleir

…

Des: Innkalle til årsmøte

Lage saksliste til årsmøte, og offentliggjøre denne

Søke på turneringer man ønsker å arrangere for neste sesong

Juleavslutning

Romjulsturnering

…

Datoer for samtlige styremøter kan plottes inn i en slik plan. Det samme kan alle klubbens turneringer, treningssamlinger og lignende.

Planen kan godt være synlig i klubbens lokaler, gjerne sammen med terminlisten, slik at alle fremtidige aktiviteter er godt opplyst for både medlemmer og andre gjester i lokalet.

Et slikt årshjul gjør det lettere for nye å komme inn i styret. De finner raskt ut av hvilke rutinemessige arbeidsoppgaver som venter dem, og årshjulet bidrar til kontinuitet på tvers av enkeltpersoner. Tidsfrister blir også lettere å overholde.

2. NIFs basislovnorm for klubber sier om årsmøtets ”Sak 9” at man skal behandle en organisasjonsplan, hvor et minimum er å ha med en oversikt over hvem som innehar idrettslagets ulike verv.

Norges Biljardforbund oppfordrer til at klubbene her i tillegg utformer en langtidsplan for minimum ett år, hvor klubben sier noe om økonomiske og sportslige målsettinger for både kortere og lengre perioder.

Dette kan være antall turneringer man ønsker å arrangere, om man bør kjøpe inn nye klubbdrakter, målsetninger for klubbens økonomi, målsetninger for klubbens sosiale miljø, rekrutteringsmål, trenerutdanning, spillerutvikling, plasseringer i mesterskap, utbedring av lokaliteter, bruk av media osv.

Et element som kommer inn under dette er naturligvis det budsjett som er vedtatt av årsmøtet for gjeldende periode. Alle former for målsetninger bør ses opp mot klubbens økonomi, og hvor mye man forventer av inntekter. Dette gir naturligvis rammer for hvor mye man kan satse på å gjennomføre i løpet av sesongen. Det er styrets plikt å sikre en forsvarlig drift av klubbens økonomi, hvilket må ligge til grunn for alle kostnadsprosjekter som vedtas gjennomført.

I mangel på særkretser innenfor biljard er det Norges biljardforbund som er kontrollinstans overfor klubbene med hensyn til at klubbene driftes etter lovverket til Norges Idrettsforbund, og også at god regnskapsskikk følges i enhver sammenheng. For grundigere gjennomgang av reglene her – se artikkel under temaet ”Utvikling av økonomi”: http://www.biljardforbundet.no/index.asp?te=43029&id=43029

3. Når de langsiktige målene er satt, leder dette gjerne til en rekke tiltak som skal iverksettes.

Lag da gjerne en ”milepælsplan” – hvor tiltaket beskrives, dato for når tiltaket skal startes opp, når tiltaket skal være realisert, og hvem som har ansvar for tiltaket. Når tiltaket ER realisert kan dette ”hakes av”, og man har dermed både en tydelig oversikt over hva som skal gjøres, hva som er gjort, og man kan lett synliggjøre og glede seg over alt som klubben realiserer av mål!

Eksempler på tiltak kan være innkjøp av scoretavler, gjennomføre flaskeinnsamling, sende deltakere til trenerkurs, avvikle treningsleir for å heve spillernes tekniske ferdigheter osv.

Milepælsplan